Power BIレポート側からデータセットの更新を行う方法 (Power BI/ Power Automate)




この記事ではPower Automateを利用してPower BIのレポート画面上でデータセットの更新を行う方法について紹介していきます。

スケジュール更新だとタイムリーにデータの更新が行えない…、 かといって閲覧者にワークスペースの管理者権限を付けたくない…

↑のような悩みを抱えてはいませんか?私もユーザーからデータをアップロードしてすぐにレポートを更新してほしい!と要望を受け、細かくスケジュール更新を設定しましたが今一つ納得いただけませんでした…。

ですがここでワークスペースの管理者権限を与えてしまうと最悪の場合データセットの削除やユーザー権限をいじられてしまう危険があります。

悩む男の子のイラスト

また、依頼を受けたタイミングで管理者が更新してもよいのですが、手間を無駄に増やしてしまうのでお勧めはしません。

そこでPower Automate機能を利用することで管理者権限を付与しないでユーザーが好きなタイミングで更新ができるようになります! それでは以下で方法について紹介していきます。

そもそもPower BIとは?という方は下記の記事も参考にしてください!

【初心者向け】Power BIの使用方法(まとめ)

Power BIの特徴とインストール方法について

Power BIでPower Automate visualを使用してOneDriveにcsvファイルを保存する方法【初心者向け】

【まとめ】Power Automate側でフロー作成&権限付与の2ステップのみで作業は完了!

  1. Power Automate側でPower BIボタンクリック時をトリガーとしたデータセットの更新フローを作成
  2. 実行専用のアクセス許可でクラウドフローを利用するユーザーに共有する

以上2ステップと非常に簡単な操作です!

【Power Automate側でPower BIボタンクリック時をトリガーとしたデータセットの更新フローを作成】

まずはPower Automateを起動またはPower BIのPower Automate for Power BIビジュアルをレポートに作成します。

Power Automate for Power BIから作成する場合

Power Automate for Power BIビジュアルをクリックして作成

ビジュアルに更新したいデータ列を追加する

ビジュアル右上の【・・・】から編集をクリック

新規→インスタントクラウドフローを選択します (テンプレートはすでに作成されているフローを使用することになります)。

インスタントクラウドフローを選択すると、デフォルトでPower BIのボタンクリックがトリガーにセットされます。

新しいステップからPower BIと検索してデータセットの更新を選択

データセットの置かれているワークスペースとデータセット名を選択して保存をクリック

保存完了後に保存して適用をクリック

レポートに戻るをクリックで完了です!

ここまでで更新フローの作成は終了です。

※Power Automate画面から作成する場合

Power Automateのマイフローからインスタントクラウドフローを選択

クリックされたPower BIボタンをトリガーに選択して作成をクリック

Power BI側と同様に新しいステップからPower BIと検索してデータセットの更新を選択

データセットの置かれているワークスペースとデータセット名を選択して保存をクリック

保存完了後に保存して適用をクリックで完了です。

【実行専用のアクセス許可でクラウドフローを利用するユーザーに共有する 】

Power Automateのフローの編集画面から実行専用アクセス許可を管理の編集をクリックして、更新を許可したいユーザーのメールアドレスを入力します。

使用する接続はフローの所有者を使用します。

この操作によってユーザーは更新フローを押す際に一時的に管理者権限を利用することが可能となります!!

ここまででユーザーにレポート側から更新を行う準備が整いました!

ここまでの操作を行うことでレポート上の更新ボタンから許可したユーザーは自由にレポートの更新が可能になります!

フロー自体も2ステップで非常に簡単かつ実用性もありますのでPower Automateの練習としてもぜひチャレンジしてみてください!

Power BIは出力に特化したアプリですが、Power AutomateやPower Appsと組み合わせることによって入力/編集を行うことも可能です!

今後はPower AppsやPower Automateの記事も追加していくので是非参照してください!




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